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オトナ女子ための数字アタマ塾【10】

上司からの「数字で説明して」問題に立ち向かう方法。今回は説明する際に使うデータの量について

ビジネス数学を専門とする深沢真太郎が企業研修やセミナーの場でも使っているトレーニング手法を、働くオトナ女子のために特別にご紹介します!

バーゲンで30%オフの商品を見てもいくらお得なのかわからない、割り勘をするときにいくらかパッと計算できない、なんてことありませんか?

何となく、数字に苦手意識を抱く女性は多いもの。でも、ビジネスで数字は切っても切れない関係。いつまでも「わかんない」「苦手」なんて言っていられません。そんなあなたに朗報! あなたのアタマが数字と仲良くなるウマい方法があります。

今回も前回に続き、上司の「ちょっとそれ、数字で説明して」への対策をテーマにします。今回のポイントは、説明する際に使う(あるいは見せる)データの量についてです。

▶【前回記事】上司からの「数字で説明して」問題に立ち向かう方法。ポイントはふたつ!


上司からの「数字で説明して」問題に立ち向かう方法。まずはあなたがイメージできるよう、簡単な例を挙げましょう

たとえば日経新聞の中にある、いろいろな企業の株価の状態がビッシリ記載されたページを想像してください。このページはたしかに国内の企業の株価を“ちゃんと”説明しています。しかしこのページをぜんぶ読みたい(読もう)と思う人ははたしてどのくらいいるでしょうか。おそらく自分の知りたい銘柄ところだけ読んだり、全体的な傾向はどうなっているのかといったサマリー(概要)だけ知りたいと思ってチェックをするはずです。

さらに、数字というものは心理的に相手にストレスをかけやすいコトバです。たとえば次の2行をご覧ください。

5×8=40

5×8÷2+90-24×65+3-5÷12×…

正直、後者のほうはもう読みたくないですよね。さすがに極端な例でしたが、数字がたくさん並んでいる状態は、たくさんの計算や比較する行為を強いることに直結します。これは多くの人にとってとてもストレスなことなのです。

(c)Shutterstock.com

上司からの「数字で説明して」問題に立ち向かう方法。ここで本題をご説明しましょう

あなたの上司が「それ、数字で説明して」とリクエストしてきたとしましょう。もしあなたが関連するすべてのデータをまとめて膨大な資料にして持っていったら、上司はどんな反応をするでしょうか。おそらくポジティブな反応はしないでしょう。なぜなら、「これぜんぶ読まないといけないのか?」と思うからです。

あなたは間違いなく「数字で説明して」に応えています。でもその数字の量が多いことを相手は嫌がるのです。言い換えれば、ビジネスシーンにおける「それ、数字で説明して」は、「それ、私が知りたい本質的なところだけを数字で簡潔にわかりやすく説明して」と同義なのです。ビジネスパーソンという生き物は、極めてわがままなのですね。

そんなわがままな相手に対しての「数字で説明して」問題にはどう対応すればよいか?

(c)Shutterstock.com

とても簡単なコツがあります。もちろん、私もかつて実践していたことです。

まず、手渡す資料や見せる投影スライドと、自分が手元に持っておく資料を区別します。よく投影スライドをそのまま印刷して配布資料にしているビジネスパーソンがいますが、原則はNGだと思ってください。実際、まったく同じものなのであればわざわざスライドを映して説明する理由がありません。

「相手に読ませる資料」は相手が読むわけですから、相手が説明して欲しいポイントだけ書かれていれば十分です。そして相手が何か細かい点について質問をしてきたら、それに対応できるように細かいデータは別の資料としてあなたが手元に持っておけばよいのです。

特に細かい確認事項がなければ、あなたが相手に読ませたその資料だけで説明は終了です。お互いにとってもっともハッピーな結末ではないでしょうか。ハッピーな結末がどんな状態かがはっきりしているのですから、ぜひそこを目指した仕事の仕方に変えていきたいものです。


上司からの「数字で説明して」問題に立ち向かうのに重要なのは、1「読ませる資料」と2「手元に持っておく資料」である

(c)Shutterstock.com

その必要最低限のデータが何かわからなければ、前回お伝えしたように「どんな数字で説明して欲しいのか」を尋ねてから仕事に着手すればいいのです。前回と今回の内容を実践すれば、上司からの「ちょっとそれ、数字で説明して」には必ず対応することができます。まずは一度実践してみてください。

深沢真太郎 ビジネス数学の専門家/教育コンサルタント

BMコンサルティング株式会社・代表取締役/教育コンサルタント/多摩大学非常勤 講師/理学修士(数学)

YouTube チャンネル「ビジネス数学TV

ビジネスパーソンの思考力や数字力を鍛える「ビジネス数学」を提唱し人財育成に従事。著作多数。ラジオ『深沢真太郎のビジネス数学カフェ』放送中(すまいるエフエム FM76.7MHz「めざせ! スキ度UP」内コーナー

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