しごとなでしこ - SHOGAKUKAN

オトナ女子ための数字アタマ塾【10】

仕事が円滑に!!【MAX3分間】で上司があなたの話を聞くモードに変わる!

ビジネス数学を専門とする深沢真太郎が企業研修やセミナーの場でも使っているトレーニング手法を、頑張るしごとなでしこのために特別にご紹介します!

バーゲンで30%オフの商品を見てもいくらお得なのかわからない、割り勘するときにいくらかパッと計算できない、なんてことありませんか? 何となく、数字に苦手意識を抱く女性は多いもの。でも、ビジネスで数字は切っても切れない関係。いつまでも「わかんない」「苦手」なんて言っていられません。そんなあなたに朗報! あなたのアタマが数字と仲良くなるウマい方法があります。

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ビジネススキルをあげる! 相手に少しだけ打ち合わせの時間をもらうコツ

さて、ここ数回は「報・連・相」「質問」など、普段の何気ないコミュニケーションにほんの少しだけ数字を使うことを提案する内容でした。

もちろんデータを眺めたり、ちょっと計算したりといった行為も大切な仕事術です。しかし、苦手意識のある方はまだ焦らなくても大丈夫。繰り返しですが、まずは数字というものをコミュニケーションで使うコトバだと定義して使ってみてください。

ではさっそく本題。今回もそのコトバの威力をさらに実感していただくためのちょっとしたコツをお伝えします。具体的には、上司やお客様などとちょっとだけ打ち合わせの時間をもらうためのコツです。

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私が企業に勤めていたときにとても苦労したことのひとつが、上司とちょっとだけ打ち合わせしたいときに、その「ちょっと」の時間をもらえなかったことです。

「いま忙しいから」「急に言われても困る」と文句をいわれることも多々ありました。あなたにも思い当たる節があるかもしれません。

MAX3分間、いまお時間いただけませんか? で驚くほど上司やお客様のモードが変わる!

ではそんなときに私はどうやってその「ちょっと」の時間をもらうようにしたのかをご紹介します。具体的には、次の1行を必ず伝えるようにしました。拍子抜けするほど、簡単で誰でもできることです。

「すいません。MAX3分間、いまお時間いただけませんか」
それまでの私は「すいません。いまちょっとお時間いただけませんか」と上司に声をかけていました。その反応は先述の通りです。ところが、数字を入れただけで驚くほど相手の反応が変わったのです。

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「…なに? 手短に頼むよ」「いいけど。なに?」といった具合です。お気づきかもしれませんが、先ほどの失敗例ではいずれも相手が完全な「断るモード」になっています。ところが、この成功例では渋々かもしれませんが「聞くモード」になっているのです。

考えられる理由はひとつしかありません。「MAX3分間」というコトバです。3分間という具体的なコトバがあることで、上司は今からどれくらい時間を取られるのかイメージできます。「ちょっと」だと面倒くさいなと思うところ、「3分間だけ」ならまあいいかと思えたのかもしれません。

これは相手側の視点になると理解が深まります。あなたの「いまちょっとお時間いただけませんか」に承諾することは、ある意味では今から自分はその人物に拘束されることを意味します。忙しいときであれば、「断るモード」になるのは当然でしょう。

ゆえに、拘束される側の最大の関心事(心配事といってもいいかもしれません)をこれ以上ないほど明確なコトバで伝えてあげる必要があるのです。そのコトバとは何かは、言うまでもないでしょう。

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私はこのエッセンスを企業研修やセミナーでも活用しています。たとえばセミナーでは1時間から1時間半に一度は必ず休憩を入れます。実は参加者というのは「次はいつ休憩があるのか」をとても気にしています。仕事の電話をしたかったり、煙草を吸いたかったり、お手洗いが気になったり。

ですから私はどのタイミングで次の休憩が入るのかを参加者に伝えるようにしています。「あと◯分で休憩に入りますね」「このワークが終わったら休憩に入ります」といったアナウンスをすることで、参加者はいつまで拘束されるのかを把握でき、セミナーに集中できるのです。まさに誰でもできる相手への気遣い。しかし、意外と講師業の方が抜けてしまう視点でもあります。

いつ終わるのかを明確に。相手を拘束する時間を最小限にし、最大限のパフォーマンスを! 現代に必要なタイムマネジメントのひとつ!

そろそろまとめます。
いつ目的地に着くのかわからない電車に乗る人はおそらくいません。いつ終わるかわからない映画を観る人もおそらくいません。いつ終わるのかを明確にしてあげることは、あなたが思っている以上に大切なことです。

相手から時間をもらうということは、その相手を拘束することと同義です。数字を使って、拘束する時間を必ず約束してください。そして、約束した以上はかならずその時間内で仕事(説明・相談・プレゼンなど)を終えること。タイムマネジメントとはよく使われる表現ですが、まさにこれも立派なタイムマネジメントと言えるでしょう。

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深沢真太郎 ビジネス数学の専門家/教育コンサルタント

BMコンサルティング株式会社・代表取締役/教育コンサルタント/多摩大学非常勤 講師/理学修士(数学)
YouTube チャンネル「ビジネス数学TV
ビジネスパーソンの思考力や数字力を鍛える「ビジネス数学」を提唱し人財育成に従事。著作多数。ラジオ『深沢真太郎のビジネス数学カフェ』放送中(すまいるエフエム FM76.7MHz「めざせ! スキ度UP」内コーナー)

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