しごとなでしこ - SHOGAKUKAN

オトナ女子ための数字アタマ塾【9】

「わかりやすく説明して」では伝わらない? ビジネスの質問には数字を使え!

ビジネス数学を専門とする深沢真太郎が企業研修やセミナーの場でも使っているトレーニング手法を、頑張るオトナ女子のために特別にご紹介します!

バーゲンで30%オフの商品を見てもいくらお得なのかわからない、割り勘するときにいくらかパッと計算できない、なんてことありませんか? 何となく、数字に苦手意識を抱く女性は多いもの。でも、ビジネスで数字は切っても切れない関係。いつまでも「わかんない」「苦手」なんて言っていられません。そんなあなたに朗報! あなたのアタマが数字と仲良くなるウマい方法があります。

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「質問」に数字を使うことで格段にビジネスコミュニケーションの質が上がる!

前回の内容は「ほう・れん・そう」(報告・連絡・相談)の質を高めるための数字の使い方でした。サンドイッチ形式、試してみましたか?

ところでこの「ほう・れん・そう」はあなたが相手(たとえば上司など)に対して何かを伝える行為です。しかし、ビジネスコミュニケーションは他にも様々なものがあります。たとえば逆にその相手が伝える立場、あなたが聞く立場、といったときです。そしてもしあなたがその相手の伝えていることに「?」と思ったとしたら、必ずする行為があります。

「質問する」

おそらくあなたも今日、ビジネスシーンで誰かに質問をした場面があったのではないでしょうか。それほど頻繁に私たちは誰かに質問するという行為をしています。

そこで、今回はこの「質問する」というコミュニケーションに焦点を当て、質問にうまく数字を使うことでビジネスコミュニケーションの質がグッと高まることをお伝えします。

「質問する」に数字を使う具体的な方法とは?

たとえばあなたの上司があなたに対して何かを伝えたいとします。あなたはじっと聞いていますがどうにも内容がよくわからない。こんなことありませんか。そんなときは、区切りのよいところでいったん話を止めていただき、こう質問してみてはいかがでしょう。

「申し訳ありません。いまのお話はポイントが3つあったように思います。1つ目は… 2つ目は… 3つ目は…。このような理解でよろしいですか?」

その通りであればそうおっしゃってくれるでしょうし、認識が違っていれば相手が勝手に修正しれくれます。「3つ」という数字は、認識を揃えるための強力なフレーズになるのです。(もちろん常に3つである必要はありません)

また、もし相手が整理されてない状態で話しているとしたら(こういうこともよくありますよね)、あなたが先ほどのように質問することで自動的に相手の整理になることもあります。あなたの質問に対していったん考え、整理して伝えなおす。おそらくその内容は、最初のそれよりもわかりやすく認識の相違が生まれにくい内容になっているはずです。

別の場面を考えてみます。たとえばあなたが上司であり、相手が部下や後輩であるときを想定しましょう。その相手からの報告内容が要領を得ず、まとまっていない内容だったとします。当然あなたは相手に何かを質問することになるわけですが……

「あのね、もうちょっと整理して報告して」

「もうちょっと簡潔に、わかりやすく説明して」

「…何が言いたいの?」

ついこう切り返してしまうものです。気持ちはよくわかります。でも、そこでちょっとその気持ちをグッとこらえ、次のように質問してみてください。

「いまの話、1分間で説明しなおすとしたらどんな説明になる?」

「要するにいまの話って、1行で表現するとなに?」

繰り返しになりますが、「1分間」も「1行」も極めて具体的な言語です。「もうちょっと」「簡潔に」よりもあなたの意図が伝わっているはずです。

そしておそらく相手もアタマの中で1分間で説明できるように要点を整理したり、もっとも言いたいことだけをワンフレーズで伝えてくれるでしょう。そしてあなたも、そのほうが本質を一瞬で掴めるので安心です。かかわるすべての人にとって、ハッピーな状態ですね。

「数字で伝える」だけでなく「数字で質問する」の重要性を理解すると、スキルアップ効果大!

では最後に、私が企業でマネジャーとして部下をあずかっていたときの体験談をご紹介します。ある部下は仕事がうまくいっているがゆえに、結果として逆に伸び悩んでいました。とてももったいない!! 部下がもっとできることに気づいて欲しい…そう思いながら、このような質問をしてみたのです。

「あの案件、パーフェクトを100としたらどのくらい頑張った?」

最初は「?」と怪訝な表情を浮かべます。しかし、彼は「まあ…90くらいですかね」と答えます。そこで私はさらに質問を重ねます。

「じゃあ、残りの10はいったい何だったと思う? まだできる余地があるってことじゃないの? もっとできるのに手を抜いているよね」

たまたま彼が素直だったのかもしれませんが、次回は残りの10を埋めるよう努力すると約束してくれました。

さすがの私も、なんでもかんでも数字で会話をしようとするのは推奨しません。そんなことをしていたら、おそらく友人が減ります。しかしビジネスシーンにおいて“重要なとき”や“間違えてはいけないとき”には必ず数字を使って質問したいものです。

「数字で伝える」の重要性をわかっている方は多いですが、「数字で質問する」の重要性をわかっている方は少ないように思います。ぜひ今日から試してみてください。その効果は、絶大です。

kk

深沢真太郎 ビジネス数学の専門家/教育コンサルタント

BMコンサルティング株式会社・代表取締役/教育コンサルタント/多摩大学非常勤 講師/理学修士(数学)
YouTube チャンネル「ビジネス数学TV
ビジネスパーソンの思考力や数字力を鍛える「ビジネス数学」を提唱し人財育成に従事。著作多数。ラジオ『深沢真太郎のビジネス数学カフェ』放送中(すまいるエフエム FM76.7MHz「めざせ! スキ度UP」内コーナー)

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