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オトナ女子ための数字アタマ塾【8】

数字で伝える!サンドイッチ式ビジネストーク「情報→数字→情報」でデキる人に

バーゲンで30%オフの商品を見てもいくらお得なのかわからない、割り勘するときにいくらかパッと計算できない、なんてことありませんか?

何となく、数字に苦手意識を抱く女性は多いもの。でも、ビジネスで数字は切っても切れない関係。いつまでも「わかんない」「苦手」なんて言っていられません。そんなあなたに朗報! あなたのアタマが数字と仲良くなるウマい方法があります。

ビジネス数学を専門とする深沢真太郎が企業研修やセミナーの場でも使っているトレーニング手法を、働くオトナ女子のために特別にご紹介します!

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ビジネスは、約束で成り立っている。だからその約束には、できるだけ数字を使いましょう

前回の記事では、曖昧な言葉でする約束は曖昧な行動を生み、結果としてよい仕事につながりませんとお話ししました。きちんと実践されていますか? 数字という言葉を使う場面は「約束の場」だけではありません。たとえばいわゆる「報・連・相」をする場面などもまさに。そこで今回のテーマを「報・連・相」とし、数字を使うコツをお伝えします。

数字を使ったサンドイッチ形式「報・連・相」の正しい方法

言うまでもなく「報・連・相」とは報告、連絡、相談のこと。今さらなぜこんな基本的なことがテーマなのかと思われるでしょう。しかし、ビジネスパーソンの研修などを仕事にしていると、数字を使った「報・連・相」の正しいやり方を知らない方が意外に多いことに気づかされます。

たとえば「先月の営業状況、簡単にレポートして」という上司のリクエストがあったとしましょう。

「はい。訪問件数が20件、うち商談は15件、成約は5件でした」(※)

きちんと数字で報告しており、まったく問題ないようにも思えます。しかし、よく考えてみてください。上司は「数字」が知りたいのでしょうか。いいえ、上司は「営業活動が順調なのか、何か問題があるのか、今後はどうなるのか」といったことこそが知りたいはずです。
つまり先ほどの1行は、せっかく数字を入れて具体的に伝えているのに、上司のリクエストに応えられていない報告なのです。実にもったいないと思いませんか。

ではどうすればよいか。私からの提案は「情報→数字→情報」の順序で報告することです。数字を情報で挟む形になるので私はこれを「サンドイッチ形式で報告しよう」と提案しています。

まずは身近な例で説明しましょう。たとえばあなたがお友達に自分の新しいパートナーの年齢を尋ねられた場面を想像してください。次のAとB、どちらの伝え方をしているでしょうか。

A「私より5つ年下」
B「実は年下なの、5歳。年下と付き合うのって初めてでさ。でもけっこう大人っぽくてしっかりしているのよ」

数字を尋ねられているわけですから、もちろんAでも答えになっています。でも、あなたが普段友達としているコミュニケーションはBではありませんか。人間的で伝わるコミュニケーションとはこういうものです。

これをビジネスの「報・連・相」でもそのままやります。先ほどの例(※)をそのまま使いましょう。

「はい、順調です。訪問件数20件のうち成約5件、成約率25%です。前週は3件、成約率20%でした。前週の反省が活かせたかと思っており、来週以降もさらに質を高めたいと思っています」

この報告は次のようなサンドイッチ形式になっています。

【情報1】はい、順調です。

【数字】訪問件数20件のうち成約5件、成約率25%です。前週は3件、成約率20%でした。

【情報2】前週の反省が活かせたかと思っており、来週以降もさらに質を高めたいと思っています。

なぜこのフォーマットが良いのか。
まず相手は知りたい情報(つまり結論)を最初に聞きたいと思うものです。だから最初に【情報1】を伝えます。すると相手は当然「本当か?」「なぜ?」「具体的には?」といった疑問を持ちます。そこで【数字】を伝える。このときの相手の感情はおそらく「で、それをあなたはどう思っているの?」です。ですからそれに【情報2】で答えます。つまり、相手の聞きたいことや感情の変化に沿って伝えていることになり、その相手の心にスッと入りやすい構造になっているのです。

私はこの連載で何度も「数字を使って伝える」ことを提案していますが、やみくもに数字を連発して伝えればよいわけではありません。せっかく数字という武器を言葉として使うわけですから、その威力を最大化したいところ。“もったいない”使い方をしないように気をつけましょう。

「今月は接客の質を上げます。具体的には成約率5%アップ、今まで100人のうち5人だったものを10人にするイメージです。決して不可能ではありません。そのために何かアドバイスをいただけませんか」

仮にあなたの仕事が接客業なら、もしかしたらこのような数字の入った「報・連・相」が仕事を変える起点になるのかもしれません。

数字も上司も使いよう。好きになる必要はありませんが、うまく使えば便利なものです。数字を使った「報・連・相」はサンドイッチ形式で。ぜひ今日から実践してみてください。

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深沢真太郎 ビジネス数学の専門家/教育コンサルタント

BMコンサルティング株式会社・代表取締役/教育コンサルタント/多摩大学非常勤 講師/理学修士(数学)
ビジネスパーソンの思考力や数字力を鍛える「ビジネス数学」を提唱し人財育成に従事。著作多数。
最新刊『数字アタマのつくりかた』(三笠書房)が好評発売中。

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