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誰もが望んでいる! 実際に役立ったムダな会議をなくす6つの工夫

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毎日毎日、本当にこの会議は必要なのか? と思うほどの会議の多さにウンザリすることがありますよね。ムダな会議は誰しもやりたくないものです。会議に時間を取られて、本来の業務に充てる時間がなくなり、残業が増えてしまうなんて耐えられません。そんな風に感じた時、会議のあり方を見直すとともに、会議そのものを効率化できるような工夫をすべきです。

ムダな会議をなくす工夫その1
アジェンダ(検討課題)を明確に決める

これ、とても重要です。私も普段会議を設定する際には必ず意識していることのひとつです。その会議では、いったい何を話し合い、決める必要があるのか、会議の目的を明確にすることで確実に目的を果たせるようになります。 その際、時間に対して、あまり多くのアジェンダを設定してしまうと結局話せなかったということになりかねません。確実に決めたいことと、必要なメンバーに絞ることが重要です。

ムダな会議をなくす工夫その2
1回の会議を15分に設定する

人数やトピックに関わらず、会議を一時間単位で設定していませんか? 毎日何時間も別の会議が詰まっていたら自分のタスクに充てる時間を確保できなくなってしまいます。会議自体が内容の薄いものになってしまうこともあるでしょう。まさにムダです。そこで、私が取り入れた方法が、会議をあえて短時間に設定すること。1回の会議の時間を15分にし、トピックも1つか2つに絞ります。大抵の場合、人数が10人以下であれば15分から30分程度で充分だと実感しています。ひとつ気をつけたいのは、参加者に外国人がいる場合。通訳が入ることもあるので、そういう時は時間に余裕を持って設定する方が良いでしょう。

ムダな会議をなくす工夫その3
会議の内容はしっかり板書して可視化

議事録を取るのはもちろんのこと。しかし、会議後にまとめた議事録を読まない人って結構多い。その理由は、「時間がないから」「他に優先したいことがあるから」。これでは情報共有、共通認識は期待できません。その点、板書し可視化することで参加者の間に共通認識を生むことができます。時間も短く、参加者それぞれが準備してきている前提で、会議の目的を果たすことができるようになります。

ムダな会議をなくす工夫その4
定例会議をやめる

毎週報告会や定例会議を設定しても、惰性で開かれていることもしばしば。それならば、メールやグループウェアでの共有で充分なのでは? これだけでムダな会議を大きく減らすことができます。

ムダな会議をなくす工夫その5
会議の効率化のためにルールを設定する

会議中、参加者が好き勝手に思いつきで発言していたら、限られた時間内でまとまるものもまとまりません。ルールを設定してみましょう。

1.意見や結論に反対意見を述べる時は代替案を出す。
2.発言する時は挙手をする。
3.決まったことを進めるためにタスクの担当者をその場で決める。

ムダな会議をなくす工夫その6
ファシリテーター(議事進行担当)を立てる

なんとなく集まって話し合いを始めるのではなく、きちんと会議を進行する人を決めることで会議を効率化することができます。

いかがでしょうか。どれも頭ではわかっているようなことかもしれません。それがうまくいかないから悩んでしまうのかもしれません。うまくいかないのであれば、うまくいくまで習慣化するようにすれば良いのです。 忙しい時こそ、会議の在り方を見直し、チーム全体で意識し続けることで、必ず習慣化できます。

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