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【拝啓】【敬具】って、ビジネスメールに入れるべき? 相手が読みやすく感じるメールの書き方

新入社員も、先輩上司も必見! 相手のことを気遣うあまり、読みにくい「ビジネスメール」を送ってしまっていませんか? 秘書検定1級の資格を持つマナーのプロに、相手が読みやすく感じるビジネルメールのポイントについてお話をうかがいます。

今日からさっそく実践! 相手に親切なビジネスメールの送り方

今年入社した新入社員の方々は、新人研修も終わり、配属先の部署で仕事に取りかかりはじめた頃でしょうか。

はじめは電話の応対や名刺の渡し方など、慣れないことばかりで大変だと思います。

日頃コミュニケーションを取るのは「LINE」などのアプリということも多く、いざ改まった「メール」というものを打とうと思うと、何をどう書いたらよいのか分からない…という方もいるのではないでしょうか。

ビジネスメール
(C)Shuttestock.com

社内同士のメールももちろんですが、お得意様やお客様へ送る大切なビジネスメール、こんな読みにくいメールになっていませんか?

今回は、秘書の経験があり、敬語やマナー等の本の監修もしているTBCグループ株式会社の広報室・名越華子さんに、「相手が読みやすいビジネスメール」の書き方を教えていただきました。

新入社員や後輩を指導する立場の「先輩」であるあなたも、今一度自分が実践できているか、チェックしてみてくださいね。


■いまいち…なビジネスメールの例文。どのポイントに気をつけるべきか、あなたは分かりますか?

【メール件名】

先日のお打ち合わせ、ありがとうございました。田中より

【メール本文】

拝啓

梅雨の候、皆様におかれましてはますますご活躍のことと存じます。

先日のお打ち合わせでは、お忙しいなかお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

まだまだ勉強不足で、打ち合わせのなかではっきりとした回答ができず、大変申し訳ありませんでした。これから御社の皆様のお力になれるよう、日々精進して参りたいと思っております。

まずはいただいた質問を社内で共有・確認し、6月25日の期日までに回答をお送り致します。

さて、先日弊社の佐藤と話していたのですが、御社の皆様のお話や経験談などをさらにお伺いできればと思い、ぜひ一度お食事をご一緒できればと思っているのですが、7月3週目あたりで皆様のご都合いかがでしょうか。

お手数ですが、御社のプロジェクトチームの皆様のスケジュールもお伺いいただき、私宛にご連絡いただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願い致します。

敬具


さて、上記のメール文のどこを添削したら、相手が読みやすい親切なメールになるか、あなたは分かりましたか?

メール
(C)Shuttestock.com

■気をつけるべきはこの4つ! 最後には自分の署名も忘れずに。

・ポイント1.メールの中身が明確にわかるタイトルを付ける

相手がメールの件名を見ただけで何についてのメールなのか分かるといいですね。また、検索したときに、探しやすいようなタイトルを付けましょう。

・ポイント2.「拝啓」や「敬具」などの頭語、結語は使わない

「拝啓」は、フォーマルな手紙の最初にいれる挨拶です。季節に関する話題を述べる時候の挨拶である「前文」も、このようなビジネスメールでは入れる必要はなく、

〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様 と書いた後、本文へ入ってしまって大丈夫です。

・ポイント3.長い文章は、句読点で改行を

メールでの文章は横に長いと読みづらくなってしまいます。句点で改行しましょう。長い分は読点でも改行して良いでしょう。

・ポイント4.1通のメールにつき、1件の内容で済ませる

件名と違う内容をさらにいくつも入れこんでしまうと、長くなり読みづらいうえに、双方の連絡漏れにもなりかねません。

最後は署名を入れて終わりです。初めてメールする方へは特に、自分の連絡先を正確に示しておきましょう。

メールは「簡潔」に誰が読んでも「分かりやすく勘違いしないように書く」のがポイントです。相手とのやり取りをスムーズにするためにも、以上のことに気をつけてみて下さい。

教えてくださったのは…名越 華子(なごや はなこ)さん

大学卒業後、TBCグループ株式会社入社。入社2年目より秘書として勤務。日々の秘書業務を活かし敬語やマナー等本の監修や講演をし、若手の育成などにも力を注ぐ。その後マーケティングPR戦略部広報室に所属。Total Beauty Communicationsの略であるTBCの窓口として美容や健康の情報を発信。秘書検定1級、青汁マイスターの資格を持つ。エステ・脱毛 エステティックTBCの公式ホームページはこちら

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