しごとなでしこ - SHOGAKUKAN

【例文】転勤や異動のときの挨拶メールの書き方

今までの職場を離れる転勤や異動。仕事先や社内にきちんと挨拶をして引き継ぎをしておくことで、さらに仕事の幅が広がることになります。正しい挨拶の仕方を、多くの企業や大学でマナーを教えてきたライフスタイリスト・北條久美子さんに伺いました。

【目次】
【転勤・異動の挨拶】どのタイミングですればいい?
【転勤・異動の挨拶】ハガキで挨拶状を出すべき?メールでも失礼じゃない?
【転勤・異動の挨拶】例文
【転勤・異動の挨拶】どう返信する?転勤や移動の挨拶メールをもらったら
【転勤・異動の挨拶】最後の朝礼で一言スピーチを?

【転勤・異動の挨拶】どのタイミングですればいい?

転勤や異動の前には、本人だけにその旨を通知する内示がでます。そのあとに正式な辞令が出るのですが、その間がどのくらいあるかは企業によって違います。

気をつけたいのは、正式な辞令が出るまでは、転勤や異動の挨拶などはしてはいけない、ということ。

「会社によっては情報解禁日が決まっているところもあります。仕事内容などによっても、お知らせする相手やその順番などが重要になる場合もあるので、直属の上司とよく相談して、フライングしないように気をつけましょう」(北條さん)

【転勤・異動の挨拶】ハガキで挨拶状を出すべき? メールでも失礼じゃない?

メールでお知らせしても失礼にはならず、むしろ先方にとってはその方がありがたいという面もある、というのが今時の流れのようです。

「変わった職場の肩書や連絡先などを確認したい時、いちいちハガキを取り出さないといけないというのはとても手間がかかります。その点、メールであれば内容の確認も簡単ですし、コピー&ペーストができるので転記ミスもなく、保管も簡単です。ですからメールでお知らせというのは決して失礼ではありません」(北條さん)

転勤や異動する際は先方の仕事に支障が出ないよう、必要な情報を新しい部署に変わる前にきちんと連絡する、というのが一番大切。

また、メールを出すのは社外では取引先、社内では仕事で関わりがある部署の人たちというのが一般的です。

メール
(c)Shutterstock

自分らしさをプラス。転勤や異動のメールで押さえるべきポイント

「転勤や異動の挨拶には、

1.在籍時のお礼
2.転勤・異動先、いつまで今の部署にいるのか
3.後任の紹介
4.結びの挨拶

を入れます。定型の文章はたくさんありますし、BCCで一斉に出すもの以外に、特にお世話になった方々には個別にメールを出した方が丁寧です。そういうものには、感謝の言葉を上手に入れたいですよね。

おすすめなのは、最初の挨拶に印象に残っている仕事のエピソードをプラス、最後の挨拶に一緒に仕事をした経験を生かしてどう頑張っていきたいかの抱負を入れるという方法です。必要な情報はきちんと入れ、それを気持ちのこもった内容でサンドイッチすることで、自分らしさを出せますよ」(北條さん)

【転勤・異動の挨拶】例文

異動
(c)Shutterstock

件名:異動のご挨拶(株式会社なでしこ 山田)

本文:
株式会社○○○○ ○○部
○○ ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社なでしこの山田でございます。

私事ではございますが、○月○日(○曜日)付で◎◎部から△△部へ異動になりました。

後任は、○○太郎が担当させていただきますのでよろしくお願いいたします。

新しい部署では、気持ちを新たに全力を尽くして参ります。

短い間でしたが○○様から多くのアドバイスをいただき、寛大な心で接してくださったことに感謝しております。本当に有難うございます。

今後とも、ご指導、ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

<○月○日(○曜日)以降の連絡先>
△△部
TEL:03-****-****
Mail:○○@sigoto.co.jp ※これまでと同様です。

——————–
〒101-8001
東京都千代田区一ツ橋○-○-○
株式会社しごとなでしこ
メディア編集局
山田ナデシカ
TEL:03-****-****
FAX:03-****-****
Mail:○○@sigoto.co.jp
——————–

【転勤・異動の挨拶】どう返信する? 転勤や異動の挨拶メールをもらったら

転勤や異動の挨拶のメール、受け取ることも多いですよね。親しさの度合いにもよりますが、たくさんの人に出しているものだから、返信はかえって迷惑かな? などと思っているうちに時間が経ってしまうことも。返信は出した方がいい? 出さなくてもいい?

メールどうする?
(c)Shutterstock

返信は出しましょう。その方との最後の仕事だと思って、ささやかでも花むけの言葉を入れたお返事を。また内容をきちんと確認して在籍中に確認しなくていけないことがあれば、返信で質問しておきましょう。

また、今までお世話になったことの中で印象に残っていることがあれば、一言添えて。こんなことも覚えていてくれたんだ、と嬉しく思ってもらえるはずです。将来、またいつどこで仕事をご一緒するか、わかりません。きちんとした対応が今後の仕事につながることもあります」(北條さん)

【転勤・異動の挨拶】最後の朝礼で一言スピーチを?

挨拶といえば、職場の最後の朝礼で「一言お願いします」と言われることも。いきなり言われても何を話していいか思いつかないし、「ありがとうございました」だけじゃあっさりしすぎ…。

「誰でもその職場に来る前の過去、そこで頑張ってきた現在、これから新たに行く先での未来はありますよね。それを短くまとめると良い挨拶になります。

スピーチ
(c)Shutterstock

例えば、現在は経理部でこれから経営企画室に異動になるのならば……

「経理部配属当時は、お金のことは全くわからず迷惑をおかけしましたが、現在は後輩から質問をしていただけるほど成長できました。経営企画室は新たな分野ですが、経理部で培った数字の知識を活かし、頑張っていきたいです」

というような流れです。特に今の職場であげることができた成果やお世話になった人への感謝の言葉をしっかり述べれば、良い挨拶になります」(北條さん)


転勤や異動の際の挨拶はその職場での最後の仕事。メールもスピーチも丁寧でしっかりした挨拶ができるようにしておきましょう。

北條久美子

ほうじょう・くみこ
キャリアカウンセラー・研修講師として全国の企業や大学などで年間 約2,500人へビジネスマナーやキャリアの研修・セミナーを行う。現在はライフスタイリストとしてワーク(仕事)寄りだった人生を、生きること=ライフにシフト中。ジュエリーブランドBRILLIANCE+の執行役員・株式会社Surpassの顧問として企業の人財育成や教育体系の構築にも携っている。イラスト豊富でわかりやすい最新著作『仕事の基本 社会人1年生大全』が好評発売中。詳しくはこちら▶

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