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【稟議書】パソコン購入、接待費申請…etc.絶対通す! 書き方の例文

仕事で必要な備品を購入したい、出張に行く場合の旅費を請求したい──こんなときの稟議書の書き方、いつもどうしてる? 書き方が悪いと、承認されないかも? ポイントを押さえた稟議書の書き方のコツをつかんで、スムーズに決裁してもらおう!

【目次】
【稟議書】って、そもそも何?
【稟議書】書き方のポイント5
【稟議書】絶対通すコツは?
【議事録】の書き方/例文サンプル5

【稟議書】って、そもそも何?

まずは、言葉の意味から。
稟議とは、会社などの組織で、案件を決裁するための書類を関係者に回し、同意のための承認を求めることを指します。

社内の案件でも簡易なものについては、いちいち会議を開いたら、時間ロスが大きくなるのは言うまでもありません。簡易な案件については、決裁者が決裁する前に、案件の関係者を関与させて、事前に承認を得られれば、決定した後の業務がスムーズに行われます。

稟議書とは、この稟議を行うための書面で、そこに申請する内容を記し、関係者の間に回覧、承認した場合は捺印、またはサインをし、最終的に決裁者に届きます。通常は、下役から上役へと順に回覧され、決裁者は承認されているかを確認した上で決裁します。決裁された場合は、社内的にはそれが最終判断になります。

稟議
(c)Shutterstock.com

担当者が融資を通す際に作成する銀行の稟議書が知られますが、一般企業においても、事業を進めるためのものから、新規取引先との契約、人材の採用から高額な備品の購入、出張費の請求まで登場する場面が多く、身近な存在と言えるでしょう。

こうした案件には、個人や係長や課長など直属の上司だけでは判断しかねるものがあります。稟議書は、それらを実行できるよう許可を取るために、上位役職者にお伺いを立てる書類なのです。

稟議書を書くケース(例)

物品の購入・貸借に関すること
接待交際費に関すること
出張旅費に関すること
仕入れや販売などの取引・融資に関すること
人事・採用・社員教育に関すること
新規事業に関すること

【稟議書】書き方のポイント5

稟議書は、簡易な案件のみならず、時に会社の経営に影響を及ぼすような大きな案件で作成することも少なくありません。それをチェックするのは、会社の規模にもよりますが、役員や部長クラスをはじめ、数人から数十人の上位役職者。その案件によって損失が発生するリスクもあるので、厳しくチェックされます。

書き方
(c)Shutterstock.com

いずれのケースでも、上司などに案件の承認を得る際、書かれている内容に説得力がなければ、通るものも通らなくなります。最も重要なのは、説得力を持たせること。そのためにも、稟議書は書き方に工夫する必要があるのです。以下に、書き方のポイントをまとめてみました。

1.基本事項をわかりやすく書く

これは稟議書に限りませんが、わかりやすく書くのはビジネス上で書類を作成する上での鉄則となります。

稟議書に必要な基本的な事項は、以下の点

申請事項:物品購入など、最初に目的を記します。
申請事由:申請事項がなぜ必要なのか理由を記します。
費用:案件にいくらかかるのか記します。
(費用対)効果:申請事項の効果を記します。
リスク:取引など外部が絡む案件ではリスクも記します。

単に、これが欲しい、どこに出張に行きたい──それだけでは、上司が許可することはありません。なぜ必要なのか、そして、それがどういった効果をもたらすのか、これらは説得力を持たせる重要なファクターになります。

特に、「これだけお金をかければ、将来、どれだけの利益が出る」という費用対効果を擬態的に示せば、一段と説得力が増すでしょう。

以上は、ダラダラと書かず簡潔に記すのも大事なポイントです。

2.内容について具体的に書く

あやふやな内容で、稟議書が通ることはまずありません。内容を具体的に記すことで、より説得力を持たせるようにします。

これは、言葉ではなく、ケースで示してみましょう。

あなたの職場で新型のコピー機を導入することになりました。この場合、理由は効率性のアップとなります。

しかし、申請理由のところに、たとえば…

「従来のコピー機は老朽化し、効率化を図るために新型機を導入したい」と記すと、「なんだ、どれくらい能率アップするかわからないし、今の機械が使えるなら、換えないでもいいのではないか」となりかねません。

これを、「老朽化のため新型コピー機を導入したい。新型機は○○機能で資料作成のバリエーションが増える上、1分あたりの処理枚数が○枚多くなることで、1日あたりの処理能力が従来機比○%アップが見込める」と具体的に踏み込みます。

コピー機
(c)Shutterstock.com

企業は予算を投じる際、常に費用対効果が求めます。その根拠となる数値等を示せば、新型コピー機の導入にぐっと近付くはずです。

大切なのは「手段」を説明することではなく「提案」すること

決裁する人は、稟議書の内容が会社にどれだけ恩恵を与えることをチェックしているのを忘れてはなりません。その意味で根拠となる数字を示すことは必須となります。

3.正確に書く

具体的に書くと同時に重要になるのは正確かどうか、という点も然り。盛るのは論外。かといって過少申告する必要もありません。重要なのは金額です。理由がしっかりしていても、金額があやふやでは判断のしようがありません。費用対効果もはっきりしなくなります。

金額を明確に示す方法のひとつとして、物品購入などのケースでは、製品カタログや、見積書を添付してみるといいでしょう。より正確性が担保できます。

複数のカタログ、見積書があれば、たとえば、安価なA社の製品の購入を申請する場合、単に安価という表現よりも、B社、C社に比べて価格が安いことが一目瞭然になるため、決裁者も判断しやすくなります。

【稟議書】絶対通すコツは?

説得力を持たせるためにわかりやすく書くと説明してきましたが、より通る稟議書にするために、以下の点もブラッシュアップしてみましょう。

・箇条書きで見やすくする
・グラフや表を添付する

グラフ
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・結論から記述する
・表現は5W1Hを応用する

このうち、「結論から示す」は一般的なビジネス文書、いわゆる逆三角形タイプの文書の基本。忙しい上司は、何が言いたいのか先に知りたいものです。ダラダラと書かれて、最後に結論では、印象も悪くなります。

When(いつ)。Where(どこで)、What(何を)、Who(だれが)、Why(なぜ)、How(どのように)の「5W1H」は簡潔に文書を記すために、書類作成時は常に心掛けておきたいこと。

事前の根回しも忘れずに!

一方、書き方以外で重要な点もあります。それは、事前の「根回し」。

その理由は明確。申請する内容について、上司の考え方を知っておけば、それに添って稟議書を修正&調整を加え、少しでも通しやすくすることができますよね。

また、上司にあらかじめ、「今度、こういう案件について稟議書を提出しよと思っているので、お願い致します」とひと言付け加えておくのも大事。そうすることで、多忙な上司に稟議書の決裁が後回しにされてしまうリスクが小さくなるかもしれません。

稟議書を提出するタイミングは、週末や休日前の終業時刻直前は避ける!

お願い
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稟議書を提出するタイミングも重要です。終業時刻寸前に渡すのは、読み手に対して失礼になりますし、場合によっては翌週回しとなってしまいます。時間的に余裕を持って提出するよう心掛けましょう。

【議事録】の書き方/例文サンプル5

議書の書式は、組織によって異なります。一般的に内部文書となることから、組織ごとに独自にフォーマットが作成されることが多く、形式は様々。以下に参考例として、サンプルを5つ挙げてみました

1.備品、参考サンプルなど購入の場合

ノートパソコンの新規購入について
標記の件について、下記のとおり新規購入したいので、お伺い致します。

1. 希望機種 ○○○社製ノートパソコン「○○○NK0987」
2. 予定価格 10万円
3. 理由
(1)現在使用中の△△社製パソコンが、先日故障し、業務に大きな支障をきたしているため、買い替えをお願い致します。
(2)購入予定パソコンは、使用中の△△社製と比して廉価であり、軽量で持ち運びに便利なので、営業のため外回りに従事する社員にとって使いやすい機種であると考えます。
4. 別添
○○○社製パソコン「○○○NK0987」のパンフレット 1通
以上


2.設備修理申請の場合

(題名)本館A会議室に設置しているエアコンの修理について
(本文)標記の案件について、下記の理由により修理したくお伺いいたします。

1. 理由
A)昨年12月頃より、適温が得られず、掃除や温度調節用に部品交換を行ったものの、改善しない。そのため、○○電気に修理依頼したところ、メインモーターの劣化が要因とされ、交換が必要になった。
B)これから夏場に向け、仕事の能率性を考慮し、修理が必要と判断した。
2. 費用 ***円

費用に関しては、○○電気が作成した見積書を添付する。なお、修理に要する期間は1週間程度。
以上


3.忘年会など社内懇親の宴の経費申請の場合

忘年会について(伺い)
標記の件につき、社員の希望により、本年は昨年まで行った会場と内容を変更して起案しました。下記のとおり実施してよいか伺います。

1. 日時 平成◯年12月15日午後7時より
2. 場所 ○○ホテル 松竹梅の間
3. 内容 立食パーティー形式
4. 変更の理由
昨年までは、△△会館の大広間にて着席方式による宴会を行っていましたが、社員アンケートを実施したところ、若手社員から堅苦しくて楽しくないと不評のため、会場と内容を変更して立案しました。なお、○○ホテルの見積書によると、昨年と同規模で実施した場合の予算はほぼ同額となります。
※実施したアンケートの集計結果、○○ホテルの見積書を添付致します。
以上


4.接待費申請の場合

○○工業 △△部長の接待について
標記のことについて、□□の新規取引に関わる交渉のため、懇談いたしたく、下記の通り予算を計上してくださるようお伺いします。

1. 接待費 5万円
2. 予定日時 平成◯年5月20日 午後6時より
3. 場所 XX飯店
4. 接待客 ○○工業 △△開発部長
5. 理由
○○工業は現在、ライバル社である◎◎産業の製品を購入していますが、新製品開発にあたり、弊社の□□に対して、△△部長が興味を持っておられます。そのため、□□を売り込み、商談を進めているところです。契約がまとまった場合、月商※※円の取引となり、今後、円滑に取引を進めるため懇談の場を設けることにしました。
以上


5.アルバイト雇用申請の場合

新規アルバイト雇用についてのお伺い

1. アルバイトの業務内容
○○支店のオフィス移転に伴う、荷造りと荷開き等の作業
2. 雇用人員 2名
3. 雇用期間 3月30日~3月31日までの3日間
4. 労働時間 10:00~15:00(昼休み15分)
5. 賃金 日当××××円
6. 勤務場所 ○○支店及び移転先の○○支店
7. 理由 支店の現在の陣容で、日常業務をこなしながら作業を行うと、業務に支障をきたすため。また、社員に業務終了後に作業を行わせ残業代を支給した場合と、アルバイトを雇用した場合の日当を比較すると、アルバイトを雇用した方が安価となる。
以上

ビジネス
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サンプル毎に書式を変えていますが、基本的な事項は同じです。使用する際は、ご自身の勤め先の書式に合わせて作成してみて下さい。

さぁ、一発OKで稟議書を通そう!

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