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【議事録の書き方】経験ゼロの働き女子でもすぐできる! 例文付きで解説します

会議の席上で突然、議事録の作成を上司に命じられたら、どうする? 議事録の書き方は会社だけではなく、たとえば、住んでいるマンションの管理組合、趣味で入っているサークルなどでも、知っておけば役立つ場面が実はいっぱいあるんです。

【目次】
【議事録】そもそも、議事録って何?
【議事録】を残す目的は?
【議事録】を書くときに押さえるべきポイント5
【議事録】を上手に書くコツ
【議事録】書き方・作成サンプル4

【議事録】そもそも、議事録って何?

会社の中だけではなく、様々な場で決め事をする場合、会議や打ち合わせが行われますよね。

議事録とは会議や打ち合わせの席で行われた議論、内容を記したもの(「会議録」と呼ばれることもあります)。

会議 メモ
(c)Shutterstock.com

企業においては、セクションごとのミーティングから、会社の方向性を決める役員会、株式会社であれば株主総会など、議事録を残す場面は少なくありません。

【議事録】を残す目的は?

会議に出席した人の備忘録としての性格のほか、出席しなかった関係者との情報共有、さらには、会議での決定事項が適切に決められたか証明する役割を果たします。取締役会や株主総会など法律で議事録の作成が法律で義務付けられているものもあります。

気をつけたいのは、単なる会議のメモ書きとは異なる点

会議の内容を口頭で伝えただけでは意味が通じなかったり、参加しながら内容を忘れてしまったり──認識違いが起きないようにする点で、議事録の意味は大きいと理解しましょう。

議事録作成

法律で作成が義務付けられていない場合でも、たとえば、企業同士の会議では、その議事録が法的な根拠を持ち、場合によって、後日トラブルが発生して裁判にでもなろうことなら、証拠になりますので、慎重に作成すべきものなのです。

【議事録】を書くときに押さえるべきポイント5

さて、実際に議事録を書く際、何が重要になるでしょうか。以下に、最低限必要なポイントを5つ挙げます。

1.会議の要点・目的を把握

会議が何のために行われるかを、あらかじめ把握することが重要です。そのためには、事前の準備が必要になることは言うまでもありません。

会議で話題になりそうな専門用語なども事前にチェック。わからない場合は、そのままにせず、上司や先輩に相談しましょう。

定期的に行われる会議であれば、過去の議事録を事前に読んでおくこと。これは、お手本になります。また、関係するファイルなども会議の前に目を通して下さい。

要点・目的を押さえておくと、書く段階で、何が必要で何が不要か迷わずに済みます

要点・目的
(c)Shutterstock.com

2.しっかり記録する

これは基本中の基本。
会議では誰が発言したかが重要なので、この点を間違わないようにしっかりメモを取っておき。また、発言をすべて記すのは不可能なので、要点のみをメモするように工夫して下さい。

メモでは不安──そんな時は、レコーダーを使うのもひとつの手です。万が一、聞き逃しなどあった場合、後から聞き直すこともできるので安心。ただし、レコーダーを使用する際は会議の冒頭で許可を取るのがベターです。

3.わからない時はその場で確認

内容が把握し切れない、聞き逃してしまった──そうした場面も出てくると思います。そんな時は、放っておいてはいけません。

正確に書くことが重要なので、ためらうことなく「念のため確認したいのですが…」と切り出し、その場で確認するようにして下さい。

わからないことをそのままにして、あやふやに記すことは論外。後で確認するのは、非効率になるのは言うまでもありません。

4.「5W1H」をふまえて簡潔に

会議が終わった後、いよいよ議事録の作成にかかります。

新聞などでは、限られたスペースで多くの情報量を伝えるために、「5W1H」が記事を書く上でのポイントになっています。要領よく伝えるための文章の基本とも言えますが、議事録でもこの「5W1H」を踏まえて簡潔に記しましょう。

5W1H
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「5W1H」とは、What(何を)、When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どうやって)の頭文字を取ったもの。このうち、欠けるものがあると、情報として不完全になります。

これを意識して書けば、自然とわかりやすい文章を作成できるようになります。読み手は忙しい人ばかりでしょうから、冗長な文章は禁物です。要点をわかりやすく伝わるよう簡潔にまとめて下さい。

5.早めに仕上げる

会議が終わった後、たとえば、上司から「議事録は2~3日中に仕上げてくれればいいよ」──と言われたとしても、すぐに仕上げるのが鉄則!

時間が経てば経つほど、内容を忘れる恐れが生じるほか、会議を欠席した人が早く読みたいと思うかもしれません。速やかに作成するように心掛けましょう。

【議事録】を上手に書くコツ

まず、会議が行われた日時、場所、参加者(欠席者)を書き出します。これらは、議事録には不可欠なもので正確に記します。たとえば、欠席者から委任状が提出された場合、そのことを盛り込まねばなりません。

そして、最も重要になるのは、会議での決定事項です。これをうまくまとめるために、話し合ったこと、それに対する答え、そのために何をするか(To Do)をメモからピックアップします。

以上を踏まえて、項目ごとに記していくわけですが、重要なのは構成力。これは前項で取り上げた「5W1H」をしっかり意識すれば解決できます。

発言については、要点のみを書き出します。なお、口語での表現は避けましょう

避けましょう
(c)Shutterstock.com

具体的には下記を参考にしてみてください。

発言をまとめる際の参考例

係長「○○の生産量の目標について、月間で何トンくらいとすべきでしょうか。工場長は能力的にマックスで10トンはいけると話していましたが・・」

部長「いや、当初から無理はいけない。そうだな、8トン程度が無難かも、いや、もっと慎重にいこう。目標は月7トンくらいかな。7トンに決めることにする」

以上のような時、部長の発言について、「当初は無理せず、8トンが無難とみるが、慎重に目標を7トンとした」──などと漏れなく書きたくなるところですけど、議事録で重要なのは、あくまでも決定事項。従って以下のように簡潔にまとめます。

・「○○の月間生産量について相談。工場の生産能力は10トンと報告」(係長)
・「無理はせず月間目標7トンにする」(部長)

次の項で、いくつか議事録の書き方サンプルを挙げますが、様式はほぼ同じです。基本となるの様式は覚えておきましょう。

【基本】

会議名
開始日時と終了日時
開催場所
出席者(役職が上位者から記載)
会議の趣旨や目的
決定事項
会議の概要と発言者の名前
補足

【議事録】書き方・作成サンプル4

シチュエーション別の議事録のサンプルを4つ作成してみました。参考にしてみて下さい。

社内ミーティング
(c)Shutterstock.com

1.社内ミーティングの場合

会議名:○○生産会議 議事録
日時:5月7日(月) 13:00~15:00
場所:第3会議室
出席者:A部長、B課長、C係長、D、E 議事録作成:F
欠席者:G主任(海外出張のため)
議題:○○月間生産量の決定について
決定事項:
・○○の月間生産量は目標7トンとする
・在庫の状況をみて目標値を8トンへの修正を検討する
議論内容:
・C係長より、○○の月間生産能力について10トンと報告
・A部長より、当初は無理をせず、7トンにすると指示。
・C係長より、○○は市場調査で消費者の感触が良いと報告
・B課長より、在庫の状況をみて目標値の修正検討を提案
・A部長より、在庫が順調に消化した場合に8トンへの修正を検討
懸案事項
・毎週金曜に在庫をチェックし部長に報告
・第二回「○○生産会議」の日時
6月4日(月) 15:00~16:00 第3会議室にて


2.取引先含むミーティングの場合

取引先含むミーティング
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■会議名:9月発売「○○」の宣伝プロモーション計画【第1回】
■日時:5月7日(月) 15:00~15:30
■場所:A社様第一会議室
■出席者:A社様 B部長、C課長、D主任
E社 F部長、B次長、H主任、I(議事録作成)
■目的:「○○」のプロモーション戦略策定
■決定事項:
・テレビ、新聞、雑誌、Webの各媒体を通じて「○○」の知名度が向上するようにA社がプロモーションをかける。
・予算は△△万円とし、状況に応じて増額する。
■会議の概要:
【○○の販売・プロモーションの開始について】
・順調に開発は進んでおり、6月中には生産を開始できる見込み。発売開始日を9月1日とする(F部長)
・9月発売であれば、遅くても8月上旬にはプロモーションを開始する(B部長)

【プロモーションの方法】
・A社様は6月15日までに媒体候補を選定し、E社に提案(C課長)
・知名度をできるだけ向上させるために、テレビ、新聞、雑誌だけではなくWebも含めて幅広く実施して欲しい(G次長)
・Webが加わると希望の予算△△万円で収まらない可能性がある(C課長)
・状況に応じて増額を検討する(F部長)
■補足
・A社様とE社のやりとりは、D主任とH主任が行う。

以上


3.マンション管理組合の定期会合の場合

マンション
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○○マンション 管理組合第○回 総会議事録

1. 開催日時:2018年5月7日(月) 10:00~11:00

2. 開催場所:△△区 ○○マンション会館

3. 組合員総数および議決権総数
組合員総数○名 議決権総数

4. 出席組合員総数および出席議決権総数
出席組合員総数○名 議決権総数○
(内訳)
会場出席者:組合員数○名 議決権数○
委任状:議長への委任組合員数○名 議決権数○
その他への委任組合員数○名 議決権数○
議決権行使書:提出組合員数○名 議決権数○

5. 議事
理事長から、管理組合第○総会の開催について、挨拶があり、総会議長、書記及び議事録署名を選出。総会議長は、組合員総数、議決権総数、出席組合員数及び出席議決権数について報告を行い、本総会は成立することを宣言し、議事に入った。

第1号議案 ○○マンション管理組合管理規約改正の件
議長の指名で、○○より議案について説明があり、質疑応答の後、採決が行われ、全会一致で、本議案は了承された。

第2号議案 ○○マンション大規模修繕工事の件
議長の指名で、○○より議案について説明があり、下記質疑応答の後、採決が行われ、賛成多数で、本議案は承認された。

質問:

回答:

第3号議案 第○期理事、監事就任の件
議長の指名で、○○より議案について説明があり、質疑応答の後、採決が行われ、賛成○○、反対○○で本議案は承認された。賛否の内訳は以下のとおり。

会場出席者:(賛成・反対毎の組合員数と議決権数を記載)

委任状:(賛成・反対毎の組合員数と議決権数を記載)

議決権行使書:(議案毎の賛成・反対組合員数と議決権数を記載)

尚、下記の意見については、次期理事会で検討することとなった。

意見:

以上をもって、本総会の議案は終了し、議長は閉会宣言を行った。

以上、本総会の議事の経過ならびに結果が正確であることを証するため、議事録を作成し、議長及び、2名の議事録署名人がこれに署名、押印する。

○年○月○日

○○マンション 管理組合

議長(印)
議事録署名人 (印)
議事録署名人(印)


4.協同組合の理事会(法律に定められた場合の例)

理事会議事録

1. 招集年月日:平成○年○月○日
2. 開催日時及び場所
(1) 開催日時:平成○年○月○日 午前○時○分
(2) 開催場所
3. 理事・監事の数及び出席理事・監事の数並びに出席方法
(1) 理事数○名、出席理事数○名 内訳(本人出席○名、書面出席○名)
(2) 監事数○名 内訳(本人出席○名)
4. 出席理事の氏名
5. 出席監事の氏名
6. 議長の氏名
7. 決議事項に特別の利害関係を有する理事の氏名
8. 議事経過の要領及びその結果(議案別の議決の結果、可決、否決の別及び賛否の議決権数並びに賛成した理事の氏名及び反対した理事の氏名)
○○が議長となり、議案の審議に入る。
第1号議案 ○○
満場一致で、可決決定した。
第2号議案 ○○
満場一致で、可決決定した。
議長は、議案の審議を終了し、午前・後○時○分に閉会した。
平成○年○月○日
議長理事(印)
出席理事(印)
同(印)


4番目に挙げた協同組合理事会の議事録サンプルは、各都道府県にある中小企業団体中央会のサイトを参考にしました。このように、無料でフォーマットをダウンロードできるものもあるので、内容に沿ったものを探して活用してみては?

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