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ビジネスマナーの基本を知ろう! 言葉遣い・電話応対・名刺交換など基本解説

ビジネスマナーの心得は社会人として基本中の基本。しかし、社会人になって何年も経つという方も意外と知らないマナーもあるかもしれません。新人時代に研修を受けてそれっきり・・なんてこともありますよね。そこで今回はビジネスマナーのなかでも特に押さえておきたい基本ポイントを、言葉遣い・電話応対・名刺交換と3つに分けてご紹介。改めて自分のマナーを見直してみてはいかがでしょう。

【目次】
ビジネスマナーの基本:言葉遣い
ビジネスマナーの基本:電話応対
ビジネスマナーの基本:名刺交換
ビジネスマナーの基本:こんな名刺交換はNG
ビジネスマナーの基本:名刺入れの手入れ

ビジネスマナーの基本:言葉遣い

■ビジネスマナーNG言葉遣い1:すみません

ビジネスマナー 謝罪
(C)Shutterstock.com

よくあるお仕事シーンにおいて、さまざまな場面で「すみません」「ごめんね」のワードを使いがちですが、マナーとしては間違いです。

「すみません」「ごめんなさい」ではなく、「ありがとうございます」の返事がベターです。「ありがとうございました」という感謝の言葉で伝えれば、相手も「喜んでもらえた、やって良かった、役に立てた」と嬉しい気持ちになるでしょう。周りに「すみません」と謝ってばかりの自分よりも、「ありがとうございます」と周囲の方に助けて頂きながら仕事が出来ている「幸せな自分」を意識するほうが、お互いずっと良い気分で仕事が出来そうです。

■ビジネスマナーNG言葉遣い2:ご苦労様です

相手に対する労いの気持ちを込めて「ご苦労様です」という言葉を使いたくなりますが、誰に対しても使っていい言葉ではありません。

「ご苦労様です」は、目上の方が部下や目下の人の働きを労うための言葉です。例えば、上司が外出先から戻ってきたときなどに、つい「ご苦労様でした」「ご苦労様です」と言いたくなりますが、これはかえって失礼にあたります。このような場面では、「お疲れ様です」「お疲れ様でございました」と伝えましょう。

■ビジネスマナーNG言葉遣い3:了解です

ビジネスマナー 了解

上司からの指示に対して、「了解です」と答えているかたも多いのではないでしょうか。 「了解です」は自分と同等、もしくは目下の人に対して、自分が内容を理解したことを伝える言葉。

では目上の方にはどのようにお答えするかと言うと、「かしこまりました」「承知しました」です。「かしこまりました」「承知しました」は、自分をへりくだって伝える言葉である謙譲語。なので、この言葉を使用した時点ですでに相手を上に見ていることが伝わります。「かしこまりました」という言葉には「かしこまる」というさらに相手を敬うという意味がプラスされ、「承知しました」よりも丁寧な表現になります。

【知らないと恥!】あなたは「すみません」を正しく使えてる?

ビジネスマナーの基本:電話応対

ビジナスマナー 電話応対

SNSでも簡単に連絡が取れてしまう今だからこそ、新入社員でなくとも職場での電話応対の基本やマナーに自信がない…という方は多いようです。そこで、今回は必ず押さえておきたい電話応対のポイントを3つおさらいします。

■電話応対のポイント1:第一声は明るく、ハキハキと!

明るく、ハキハキと応対することが大切。「お電話ありがとうございます。△△会社、○○でございます」と、会社名や自分の名前を相手が聞きとりやすいように名乗ることが大切です。

■電話応対のポイント2:相手を待たせない!

「電話は3コール以内に取りましょう」と言われるのは、相手を待たせない最低ラインであるため。しかし、来客対応や別の電話に出ていると、どうしても3コール以内に電話が取れない場合も。そんな時は、「(大変)お待たせいたしました」と必ず一言お詫びしてから話を進めましょう。

■電話応対のポイント3:メモは必ず取り、復唱するべし!

重要なことは即座にメモを。文章で書くと話し言葉には絶対に追いつかないので、重要なキーワードをメモします。間違った情報のままで話を進めてしまわないように、復唱することもとても大切。

【電話応対】スマホ世代社員がマスターすべきポイント3

ビジネスマナーの基本:名刺交換

■名刺交換のルール

ビジネスマナー 名刺交換

名刺は初めて会う相手に、自分は何者かを伝える身分証明書のようなものです。仕事中は常に持ち歩き、ストックを切らさないように注意しましょう。

【名刺交換の基本三原則】

交換する順番・・・上司の名刺交換が終わってから

差し出す順番・・・目下の人(新人)から先に差し出す

訪問先・・・訪問した側から差し出す

複数人で名刺交換する際は、地位の高い人同士から順番に名刺交換を始めるのがルール。

ちなみに、名刺を片手で差し出されるのは、同時に名刺交換しましょう、という合図です。右手で名刺を渡されたら、名刺入れを持っている左手で受け取ります。

今すぐ覚えておきたい! 新社会人的ビジネスマナー:名刺交換編

ビジネスマナーの基本:こんな名刺交換はNG

ビジネスマナー 名刺交換

場合によっては相手に不快な思いをさせてしまうことも…。こんな名刺交換にならないように気をつけて!

■ビジネスマナーNG名刺交換1:下げすぎると取りずらい!

「新人は下から出す」の意識から名刺を下げすぎると、逆に取りづらくなります。受け取りやすさも大切。

■ビジネスマナーNG名刺交換2:名刺が汚い。折れ曲がっている

名刺は自分の分身のようなもの。常にキレイなものを持ち歩く習慣を。相手の名刺をぞんざいに扱うのもNG。

■ビジネスマナーNG名刺交換3:いただいた名刺をすぐにしまう

打ち合わせの間は名刺をしまわず、相手の席順どおりに机の上に置く。名前と顔が一致して◎。

今すぐ覚えておきたい! 新社会人的ビジネスマナー:名刺交換編

ビジネスマナーの基本:名刺入れのお手入れ

ビジネスマナー 名刺入れ

社会人になると「初めまして」の機会がますます増えます。そのたびに取り出す名刺入れは、きちんとしたものをと、革製を選ぶ人も多いはず。でも、このとき渡し方は気をつけていても、名刺を出し入れする名刺入れがおざなりになっていることはありませんか?

そこで、名刺入れやお財布、ポーチなど、革小物に応用できるちょっとしたコツとお手入れ方法をご紹介します。

■名刺入れのお手入れ1:中身をパンパンに詰めない

中身をぎゅうぎゅうに詰めすぎると、革がくたびれてしまいがちに。出し入れのスムーズさも考え、ほど良いゆとりを保ちましょう。

 

■名刺入れのお手入れ2:中身を出してときどき掃除を

1週間に1度、もしくは1ヶ月に1度でも構わないので、すべての中身を出して掃除しましょう。名刺入れやお財布の中には、意外にもホコリやゴミが溜まっています。

■名刺入れのお手入れ3:縫い目やくぼみをブラッシング

シワや型押しの目路、縫い目の間など、革製品は細かな部分に汚れやホコリがたまりがち。専用のブラシがなくても、たとえば毛先の柔らかい歯ブラシなどでもかまいません。縫い目やくぼみにそって、やさしくブラッシングしましょう。

■名刺入れのお手入れ4:月に一度は保湿ケア

1ヶ月に一度くらいの頻度で、革製品専用のオイルやクリームを使い、全体を保湿ケア。なかでも、開閉する名刺入れのフタや二つ折り財布などの革が曲がる部分は、ひび割れが起こるなど傷みやすい場所。とくに念入りに保湿をしてあげましょう。

慣れてくると忘れがちなビジネスマナー。基本を確認して、自身のビジネスマナーの点検を。


新人に限らず、社会人ならスマートに振る舞いたいビジネスマナー。改めて基本を確認して、自身のビジネスマナーの点検をしてみてはいかがでしょうか。

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