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働く女性の手帳術

人事部・広報課所属の仕事人がもち歩くコクヨ「ジブン手帳」の活用術とは?

スケジュールの管理だけでなく、手帳で人との繋がりも広がるんです♡ 人事部・広報課で活躍する女性が愛用中の「ジブン手帳」活用術をご紹介します。

【人事部・広報課】田伏さんの手帳活用法

自社のミネラルウォーターなどを販売する、エフエルシープレミアム株式会社で働く女性・田伏さんの手帳を拝見!

田伏 佑里恵さん(29歳)人事部・広報課

田伏 佑里恵さん(29歳)人事部・広報課

「メディアの取材対応から、社内ではHP・SNS運営をはじめイベント企画、動画や各種パンフレット制作、採用媒体記事作成などの業務を務めています。これまでに会社に広報部署がなかったのですが、より社内の情報を発信し、会社の魅力を伝えていくポジションとして、昨年11月に人事部・広報課が立ち上がりました。

社内外の人との打ち合わせや資料の作成など、全て1人で実務対応しているため、うまく時間を管理することが求められます」

■目的別に使える、3分冊スタイルの「ジブン手帳」を愛用!

ジブン手帳

「使用している手帳は、コクヨの『ジブン手帳』。仕事柄メモを取ることが非常に多いので、これまでの手帳はどうしても書ききれず、手帳とメモ帳を分けて持つ必要がありました。

そこで見つけたのが、ジブン手帳。これは『一生(DIARY)』『一年(LIFE)』『メモ帳(IDEA)』と目的を分けて使える3分冊スタイルのノート。メモ帳部分のIDEAをは、使い終わってもまた差し替えることができ、とても便利です!

また1週間の計画ページや、約束したことリスト、4年分カレンダーや年齢早見表など、多彩なページがあるなかでも、特に私が便利に感じているのがが『ガントチャート』です」

ガントチャート

「2ヶ月の予定を見渡せて、プロジェクト管理にも便利な『ガントチャート』は、その日に行ったタスクにチェックを付けることができます。私は月間で何回更新したかの目標数値を設定して、カウントや管理をしています。

例えば写真のようにブログと書いたタスクに『○』がついている日はブログを更新した日、メディア採用欄の『○』は、メディア掲載の連絡が来た日につけています。

簡単に記入ができる点と、進行具合もわかりやすいので、自分の意識づけにつながっています」

■見やすいTo Doリストでやるべきことを明確に!

To Doリスト

「様々な案件の締切と常に隣りあわせの毎日の中で、スケジュールをそのまま記入してしまうと項目が増えて見づらい悩みがありました。

ジブン手帳では、月間スケジュールの左側にTo Doリストが書けるようになっています。締切日に赤色で振った番号を入れるようにして、予定をしっかり管理しています」

メモ帳(IDEA)

ペンは、シンプルな黒・赤・青の3色で使い分け、『メモ帳(IDEA)も必ず方眼タイプを使い、図や表、文字を自在に書き、自分なりに見返しやすい工夫をしています。

BOOK LIST

ジブン手帳の中のリストが書けるページには、読みたい本や人からいただいたもの、交わした約束を書くようにしています。広報の仕事では人との繋がりが何よりも大切と感じているので、手帳に書き記すという習慣で大切なことを忘れずに、かつ周囲の方々への気遣いができる人間でありたいと思っています!」

PROMISE LIST

誰かが親切にしてくれたことや約束は、決して忘れてはいけないもの。

まさに人との「繋がり」が感じられる、田伏さんのすてき手帳でした♡

取材/サワダユキコ

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