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今すぐ覚えておきたい!新社会人的ビジネスマナー:メールの書き方編

この春、社会人デビューしたみなさん、おめでとうございます!ワクワクと同時に、新しい毎日への緊張や不安もいっぱい、ですよね!?そんなみなさんに、入社2〜3年目の先輩OLへの取材をもとに、入社1年目に「これだけは知っておきたかった…(涙)」な、ビジネスマナーの基本をまとめました。

ビジネスマナーの基本:メールの書き方

ビジネスメールの文章は、簡潔で読みやすく、がルール。まずは、宛名や挨拶文の書き方、ファイルを添付する際の注意点など、基本的な決まりを覚えておこう。

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【メールマナーの基本】

マナー1:送り先のアドレスを正しく入力する
メールは一度送ってしまうと、やり直しがききません。送信先を間違わないことは基本中の基本。似たようなアドレスなどには注意して、送る前に必ず確認を!

マナー2:本文30行以上の長文を送らない
ダラダラと長いメールを書くのは用件が伝わりにくく、相手にストレスを与えることに。基本的に、1通のメールに用件はひとつが鉄則!

マナー3:社内の人宛てには「お疲れ様です」、社外の人には「いつもお世話になっております」
メールは率直に用件を伝えるためのツールなので、「貴社ますますご清栄の〜」などのかしこまった挨拶は省いてOK。「おはようございます」「こんにちは」「お元気ですか」などの日常会話のような挨拶も、ビジネスメールでは避けましょう。

マナー4:急ぎの用件はメール+電話で確認
メールは、相手がいつ読んでもらえるかはわからないうえ、届いていても見過ごしてしまう可能性も。重要な内容のメールを送るときは、送信後に重ねて先方に電話連絡をしておくと安心です。

マナー5:3MB以上の大容量ファイルを添付しない
大容量のデータはダウンロードに時間がかかるなど迷惑に。容量を小さくしたり、無料のファイル転送サービスを使うのもオススメです。

【メール作成時のポイント】

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ポイント1:宛先に入っているアドレスの名前に失礼はない?
アドレス帳に登録した名前は相手に表示されるので、〇〇商事〇〇〇〇様と、フルネームに敬称をつけて登録すること。呼び捨てや〇〇さんと名字だけになっていないかをチェックして。

ポイント2:件名は用件がひと目でわかるように
受信トレイにずらっとメールが並んでいても、パッと見て用件が伝わる件名をつけて。内容がわからないメールは見落とされる可能性も…!!

ポイント3:宛名は「社名+部署名+○○様」が正式
同じ内容で2度以上やりとりが続く場合は、会社名、部署名を省き、〇〇〇〇様と名前だけでもOK!

ポイント4:時候のあいさつは不要!簡潔に!
マナー3でも書いたとおり、出だしの挨拶はダラダラと書かず簡潔に!用件を伝えることを優先しよう。

ポイント5:一文は30文字以内で読みやすさを重視!3〜5行ごとに改行し、空白をつくる。
1通のメールに用件が複数ある場合は、箇条書きを用い、読みやすい工夫をする。

ポイント6:ビジネスメールに署名はマスト
いちいち書く手間を省くため、署名設定をしておこう。名前・電話・FAX・メールアドレス・住所(郵便番号も!) は必須。かわいくアレンジする人もいますが、シンプルがベスト。

【メール送信時の豆知識】

・BCCとCCって何?
CCは念のために内容を確認してほしい相手に。BCCは他の受信者にアドレスを表示したくない場合に使います。複数の相手に一斉送信する際にも便利。

・会社PC以外からの返信は?
最近は、会社メールを個人のメールアドレスに転送しているケースも多数。相手が返事を急いでいる場合、「私用メールから失礼致します」と一言添えて、返信しよう。

CanCam5月号今どきTHE OLのための「新社会人の基本」BOOKより

【2016CanCam5月号掲載時スタッフ 構成/小森智子、高橋 萌、小嶋明恵】

マネジメントサポート代表取締役 古谷治子先生

社員研修の第一人者として、40冊以上の著書を発表。わかりやすく、的確な指導で、多くの企業の人材育成を手がけている。

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