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打ち合わせを100%生かす3つのポイント|仕事がちょっと楽になるコツ

長い時間打ち合わせしたけれど…結局何も決まらなかったなんてこと、よくありますよね。では、打ち合わせを100%生かすにはどうしたらいいか? 整理収納アドバイザーEmiさんの最新刊「デスクと気持ちの片付けで 見違える、わたしの仕事時間」(ワニブックス)の中からご紹介します。

打ち合わせの時間を最大限生かすためのポイントとは?

「長時間、打ち合わせしていたのに、あまり進展しなかった。そんな結果になってしまうことほど、もったいないことはありません。忙しいなか、みんなが時間をつくって集まるのだから、その時間を最大限生かせるように会社員時代から今まで、いろいろな工夫をするようになりました。そこから導き出したポイントをご紹介します。」(Emiさん)

打合せ
(C)Shutterstock.com

Emi流 打ち合わせを100%生かす3つのポイント

■1:資料は、打ち合わせの前に共有する

「打ち合わせがはじまるときに、『今日の資料はこれです』と配りはじめる。なんとなく、当たり前のようにしてしまいがちですが、これでは、顔を合わせながら、その場で無言で資料を読むという時間ができてしまいます。読むのは個々でできることなので、少なくとも前日までには送り、ちらっとでも目を通しておいてもらうとスムーズに話し合いに入れて、集まっている時間を有効に使えます」

■2:最初に、「今日決めること」をアナウンスする

「この打ち合わせでどんなゴールを想定しているのかを、はじめに宣言。『今日はこれと、これを決めます」と最初に告知するだけで、打ち合わせの目的が全員にとってはっきりするので、脱線することがあっても、最後にはゴールに戻れます。終了予定時間を併せて伝えておくことで、みんなお集中力をキープでき、時間が濃密に使えると思っています」

■3:最後にまとめをし、役割分担をする

「打ち合わせの終わりには、必ずこの打ち合わせで決まったことをまとめ、それぞれの課題や、誰がなにをするのかまで、はっきりさせます。『これを私がいつまでに送りますから、Aさんはあれをよろしく』などを言っておくことで、迷いがなくなり、打ち合わせの成果が確実に次のステップへと動いていくはずです」


上記を実践していくことで、◯◯さんと打ち合わせをするときは必ず◯◯しなくてはいけないと、相手のモチベーションアップにもつながり、結果的に100%以上の成果を発揮できることにも。

難しいことではなく、ちょっとした日々の心がけです。まずは、1回実践してみてください。目に見える成果が必ず得られることでしょう。

Emiさんの最新刊「デスクと気持ちの片付けで 見違える、わたしの仕事時間」(ワニブックス)には、他にも87のテクニックが収録されています。こちらも合わせてチェックしてみてくださいね。

教えてくれたのは…Emiさん
整理収納アドバイザー・OURHOME主宰
大学卒業後、大手通販会社に就職しインテリア収納用品企画を担当。結婚後、2008年に暮らしのブログ「OURHOME」をスタートさせる。2012年退社、整理収納アドバイザーとして独立。家族をまきこみ、気持ちがラクになる片づけが得意。現在は、著書執筆、オリジナルのものづくり、くらしのレッスン運営と、幅広く活動中。NHK「あさイチ」「助けて! きわめびと」などメディア出演も多数。2015年法人化し、夫婦で会社を経営。プライベートでは2009年生まれの双子の母。

「デスクと気持ちの片付けで 見違える、わたしの仕事時間」Emi著(ワニブックス)

A4透明クリアファイルをすべての書類で管理、1週間をうまく回すには日曜の夜の5分が決め手など、大人気整理収納アドバイザーのEmiさんが実践する毎日の仕事時間をラクにするためのテクニックを88収録。

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